其實小弟對 Getting Things Done. (GTD) 這個概念已經接觸許久,但總覺得沒有真的發揮效力,不知道會不會有朋友也跟我一樣,有一種自以為了解高效工作的虛榮感,卻又對現實工作中帶著深深的無力感。
David Allen 也說,這跟世界上大多數人一樣,因為你的生活還是個“漏水的水桶“啊,無論如何手忙腳亂,只要漏水的地方不堵住,就會一直在忙亂之中度過。

回首從前,使用 Palm 來當作業務工作的協助到現在,我想了想,我要的其實是:輸入一些資訊,然後畫面會跳出適合現實的決定,於是我就去進行。
但是沒有真正體驗 GTD 前,我把這需求當作軟體功能來尋求,不斷地嘗試新軟體、新功能,花了很多時間但還是漏了什麼。更重要的是,少了對自己的檢視及調整,每當工作忙碌一點就會讓所有 GTD 的方式停擺,直到忙碌完後才能重新拾起,就這樣每年來來回回才發現,一個可靠的系統是需要跟人連在一起的,軟體是幫我們記住事情,我們的腦袋要拿來思考,思考後放進可靠的系統,當有適合的場地、物品、精力,只要去做而已。

以前都是看書、看網路文章來了解 GTD,總以為該知道都知道了,只是自己做不到罷了。這次在永錫的鼓勵下,可以在課程中學習如何在失去控制的工作下,再度掌握工作節奏,所以參加了永錫成為 GTD 授權認證講師的試講課程,認真了解到課程裡 Workshop 實作對於每個環節的設計(不論是 GTD 理論或是課程活動)讓我感到震撼。

所以在課程中,覺得一些對我來說特別有感的概念,想在這裡跟大家分享:

– 引子清單(我比較喜歡直接用 Trigger List)

如果我們沒有將未盡的事情都記錄下來,放進收件匣裡,那麼,你的生活就會到處都有可以讓你感到壓力的事物。

  • 你是不是發現其中一個車燈不亮,而想要找時間去修車?
  • 你是不是在看博客來電子報時想起一本想買的書?
  • 你是不是在看書的時候想起,書裡的例子可以用在工作上?
  • 你是不是在看連續劇中在慶祝生日,想起來重要的朋友生日快到了,你準備送個禮物?

這一切,如果你沒有寫下來並進行後續處理,你就會不斷的受到這些在辦公桌上文件、郵件軟體裡的來信、訊息不斷讓你聯想,提醒你還有哪些事情沒完成的壓力。
課程中有足足兩大頁列出了密麻的引子清單(Trigger List),都是一些人事時地物的關鍵字,好來幫助我們坐在位子上就能聯想,生活上有哪些未盡的工作需要做紀錄(Mind Sweep)。
養成腦海中閃過的事情,儘快寫下來的習慣,然後丟進收件匣吧,各位!

– 減少收件匣

收件匣除了實體的之外,例如郵件收件匣、工作清單收件匣之外,更容易忽略的還有訊息、Line、Facebook、手機裡相片圖庫等等,其實也是一種收件匣,經由整理出收件匣來源後,才能思考如何減少。
以自己來說,在電腦上設定了利用一些小軟體及快速鍵,能將網頁、郵件、選取的文字快速丟到 OmniFocus 的收件匣中(https://support.omnigroup.com/omnifocus-clip-o-tron/)。iPhone 上也利用 Workflow 這個 App,能很快將複製的文字、共享功能及利用行事曆的事件來建立新工作。最後也在嘗試利用 Zapier 服務,把 Trello 新增的事項傳送到 OmniFocus 中,所以除了”實體收件匣”的減少,也試著利用網路自動化服務減少數位收件匣。

– 43 Folders

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雖然工作上紙張的東西不多,但畢竟還是有,總是得要找個地方安置,否則壓在一堆紙裡面,要找都找不到,雖然這不是上課的內容,不過在 GTD 的書中有提到,於是我試著在辦公室跟家裡都各自準備了一套 43 Folder,儘管不會每個 folder 都會有東西,一但實體收件匣有紙張要進行後續處理,那種歸檔後就可以不管它的心情真的很令人雀躍啊~

其實想要這個,但是買不到了(淚奔)

其實想要這個,但是買不到了(淚奔)

– 六個高度

以前思考工作事項只思考”事情”本身,注意事情的輕重緩急等,為了把事情完成,卻很少想過,這一件事對”自己”的重要性是什麼?以及扣掉工作,還有什麼其他的事情該注意?
以前看書中寫到六個高度,總覺得那是很遠的事情,應該先將手上工作完成,才有辦法思考其他高度,其實不然,就像是個名為”人生”的空箱子(我覺得也有點像是利用 Trigger List 的聯想力),當你每週檢視時,就有機會想想你希望十年後可以完成什麼事,是不是現在可以先從什麼是先開始動手呢?

– 精力管理

你的精力對工作清單或每日、每週檢視至關重大。這陣子因為是門市週年慶,是公司每年的地獄月,總公司也都要去門市幫忙,忙碌情況可見一斑,常常回到家,坐在沙發上休息一下就昏睡了到兩三點才起來關燈。
在這種情況下,你就沒有機會去檢視你的清單、你的計畫,雖然 GTD 建議如果真的忙碌可以隔幾天再檢視,但對我還沒養成習慣的人來說,隔幾天就又忘了(又漏水了)。
目前覺得可行的每日檢視時段應該在早上上班前(難怪永錫推廣晨型人),不會因為下班前工作未完成而無法進行檢視,也不會因為約會或跟朋友聚會影響檢視的時間。只是早起這件事,對於平均兩點才睡的人頗有難度,還在想辦法。

另外也因為注意精力狀況,嘗試如何能重建輕易高度專心的環境,目前我實驗的狀況是:

  1. 我需要大片段的時間:由於很多腦海中的事情,有些只是好奇,有些是工作,更有些是未來比較遠的工作,如果時段很短,我還沒專心在重點上,就又被打擾了。
    現在,如果有重要的事情,我會在公司的電腦教室,安靜地利用大白板來記錄跟思考,在家裡的話,盡量不會在一兩個小時以內要用餐的時間進行重要的工作,因為家人無法理解,會一直催促吃飯@@。
  2. 如果沒有安靜的地方,我會用耳機聽音樂(開音響覺得用處不大,還是會聽到其他外界聲音),且目前 Air Supply 跟 Phil Collins、Miles Davis、山塔納 的專輯都有較好的效率,可能都是聽很多年又很喜歡的專輯吧。

雖然工作、生活常常回到混亂,但看到電影:Eat Pray Love 後,對於 GTD 有些新的感觸:我們一輩子學習生活,不是為了維持平衡不動,而是為了學習在失去平衡之後,找回平衡的方法。

打個廣告:大幅改版、更新內容的新版 GTD 正體中文版推出了!搞定!:工作效率大師教你:事情再多照樣做好的搞定5步驟,這是一本當你為事情煩惱的時候,隨時能夠參考的一本好書,不買嗎?